Changer le siège social d’une société : les étapes clés

Il est parfois nécessaire de changer le siège social d’une société pour diverses raisons : recherche de locaux plus adaptés, rapprochement géographique avec des partenaires ou clients, ou encore réalisation d’économies sur les coûts de location. Cet article vous présente les étapes clés pour procéder au changement du siège social de votre société en toute légalité et en respectant les obligations légales.

1. Vérification des statuts

Avant toute chose, il convient de vérifier les dispositions relatives au siège social dans les statuts de votre société. Certaines sociétés prévoient dans leurs statuts la possibilité de changer le siège social sans passer par une assemblée générale extraordinaire (AGE). Dans ce cas, il suffit que la décision soit prise par un organe compétent, généralement le conseil d’administration ou le gérant. Toutefois, si les statuts imposent une modification par AGE, il sera nécessaire de convoquer cette dernière pour procéder au vote.

2. Convocation de l’assemblée générale extraordinaire

Dans le cas où la modification du siège social nécessite une AGE, il est important de respecter certaines formalités pour la convocation des associés ou actionnaires. La convocation doit être envoyée selon les modalités prévues dans les statuts (courrier simple ou recommandé), et doit contenir l’ordre du jour mentionnant le projet de transfert du siège social ainsi que la nouvelle adresse. Le délai de convocation varie selon les statuts et la forme juridique de la société.

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3. Vote en assemblée générale extraordinaire

Lors de l’AGE, les associés ou actionnaires devront voter sur le projet de transfert du siège social. La majorité requise pour valider cette décision dépend également des statuts et de la forme juridique de la société : pour une SARL, par exemple, il faut obtenir au moins les deux tiers des parts sociales représentées à l’assemblée. Une fois le vote effectué, il est important de rédiger un procès-verbal mentionnant la décision prise et le résultat du vote.

4. Modification des statuts

Après l’approbation du transfert du siège social en AGE, il faudra modifier les statuts de la société pour y intégrer la nouvelle adresse du siège. Cette modification doit être effectuée par un acte notarié ou sous seing privé, puis signée par les représentants légaux de la société.

5. Formalités auprès du greffe

Une fois les statuts modifiés, il est nécessaire d’effectuer certaines formalités auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Vous devrez déposer un dossier contenant :

  • Le procès-verbal d’AGE constatant le transfert du siège social et sa date,
  • Les statuts modifiés et certifiés conformes par un représentant légal,
  • Un formulaire M2 dûment complété et signé,
  • Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail commercial, titre de propriété, etc.),
  • Le règlement des frais d’immatriculation.

Le greffe procédera alors à la modification de l’immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés (RCS) et publiera un avis de modification dans un journal d’annonces légales.

6. Actualisation auprès des partenaires et organismes

Enfin, il ne faut pas oublier d’informer les partenaires et organismes concernés par le changement du siège social : clients, fournisseurs, banque, administration fiscale, URSSAF, etc. Vous devrez également mettre à jour vos documents commerciaux (factures, devis, conditions générales de vente) pour y faire figurer la nouvelle adresse du siège social.

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Changer le siège social d’une société est une opération qui requiert une certaine rigueur et le respect des étapes clés présentées dans cet article. N’hésitez pas à vous entourer de professionnels compétents pour vous accompagner dans cette démarche et éviter les éventuelles erreurs pouvant entraîner des sanctions ou retards dans le processus.